Процес поповнення запасів: методи, стратегія, автоматизація

Сьогодні, коли споживач завжди може знайти потрібний товар у онлайн магазині, як ніколи потрібно стежити за наявністю товарів у офлайн магазинах. Оптимізація управління запасами точно підвищить ефективність мережі, збільшить прибуток, допоможе уникнути надмірного або недостатнього запасу товарів.

За останні роки сучасні технології значно покращили можливості ритейлерів. Штучний інтелект, машинне навчання, поглиблену аналітику використовують аби отримати швидкість реакції, автоматизувати деякі процеси та замінити велику кількість працівників. Всі дії здійснюються для задоволення споживача та отримання прибутку.

Для чого мережі магазинів потрібно формувати товарні запаси?

Формування товарних запасів є необхідною умовою стабільної роботи будь-якої торговельної мережі. Воно забезпечує безперебійність продажів, задоволення попиту покупців і стабільний фінансовий результат бізнесу.

Основні причини, через які ритейлерам потрібно формувати запаси:

1. Забезпечення безперервності продажів.

   Попит на товари виникає постійно, тоді як поставки можуть здійснюватися з певною періодичністю. Запаси дають змогу уникнути ситуацій, коли на полицях немає потрібного товару, поки триває транспортування або підготовка нової партії.

2. Компенсація часових затримок у логістиці.

   Під час перевезення товарів потрібен час на завантаження, транспортування, розвантаження та приймання продукції. Запаси дозволяють покривати цей часовий розрив, щоб не переривати процес продажів.

3. Урахування сезонних коливань попиту та виробництва.

   Багато товарів мають сезонний характер — наприклад, зимовий одяг чи прохолодні напої. Запаси допомагають підготуватися до пікових періодів продажів, коли попит різко зростає, а виробництво або постачання можуть бути обмеженими.

4. Вирівнювання асортименту між виробником і ритейлером.

   Часто асортимент, який випускає виробник, не повністю відповідає формату та потребам торговельної мережі. Тому товари можуть потребувати додаткового сортування, пакування чи комплектації перед тим, як потрапити на полиці магазинів. Це теж вимагає створення запасів.

5. Географічні особливості постачання.

   Якщо виробництво або склади постачальників розташовані на значній відстані, мережа магазинів мусить мати певний обсяг товарів «у резерві», щоб не залежати від логістичних ризиків або можливих затримок.

6. Технічні вимоги до зберігання продукції.

   Деякі категорії товарів потребують спеціальних умов зберігання — температурного режиму, вологості тощо. Формування контрольованих запасів дозволяє дотримуватися цих умов та уникати втрат якості.

7. Економічна ефективність закупівель.

   Оптові закупівлі великими партіями часто вигідніші за часті дрібні поставки. Тому мережі формують запаси, щоб зменшити витрати на логістику та отримати кращі закупівельні ціни.

8. Стабілізація попиту та прибутковості.

   Наявність достатніх запасів допомагає мережі забезпечити постійний попит на товари навіть тоді, коли виробництво чи поставки нестабільні. Це сприяє зростанню продажів, утриманню клієнтів і підвищенню прибутковості бізнесу.

Отже, формування товарних запасів — це не просто складська операція, а стратегічний інструмент управління стабільністю, прибутковістю та конкурентоспроможністю торговельної мережі.

Що таке стратегія поповнення запасів?

Стратегія поповнення запасів — це план, який визначає, як, коли і в яких кількостях слід поповнювати запаси товарів, щоб забезпечити наявність потрібних товарів у потрібний час — без надлишкових запасів або дефіциту.

У роздрібній торгівлі це основа безперебійної роботи: ефективна стратегія поповнення запасів забезпечує повні полиці, задоволених клієнтів та оптимізацію оборотного капіталу.

Ось 5 етапів стратегії поповнення запасів:

1. Оцінити звітність мережі магазинів.

Для того щоб створити дійсно ефективну та результативну стратегію потрібно проаналізувати звітність запасів за попередні періоди. Такі історичні дані допоможуть побачити сезонні коливання, тенденції на ринку та переваги споживачів.

Цікаво, що аналітика Datawiz враховує зростання продажів через промо, а також можна побачити улюблений асортимент кожної окремої локації магазину.

Варто проаналізувати товари, які вже давно не мають продажів, щоб не поповнювати їх запаси ще раз.

2. Частота та кількість замовлень

Потрібно встановити точку повторного замовлення. Якщо пояснити простими словами, то коли поточний запас досягає вказаних параметрів, автоматично спрацьовує нагадування про поповнення запасів. І головною перевагою є те, що автоматичні тригери враховують постачальника товару та час на доставку продукту. Це може бути сповіщення всередині системи або ж вам на пошту.

3. Комунікація з постачальниками

Потрібно не лише знайти постачальників, а й аналізувати їх роботу. Узгодженні графіки поставок, вчасність, якісний товар - всі ці фактори впливають на загальний рейтинг постачальника. Також необхідно враховувати як сильно товари конкретного постачальника продаються.

4. Гнучкість у підході асортименту

Менеджер має визначити які SKU можуть поповнюватись автоматично, а які лише на тимчасовому продажі. Ця тема варто уваги щодо сезонного асортименту або раптового попиту на новий товар. Адже важливо розуміти, що таке захоплення може бути тимчасовим та непостійним. Дуже раджу мати свою асортименту матрицю та постійно її оновлювати.

5. Моніторинг та оцінка стратегії

Для оцінки стратегії поповнення запасів варто відстежувати ключові KPI поповнення запасів: рівень дефіциту запасів, коефіцієнт оборотності, покриття запасів тощо. Постійний моніторинг дає можливість раптово втрутитись та додати/замінити SKU або бренд.

3 ефективні методи поповнення запасів

1. Поповнення запасів з фіксованим інтервалом часу (Periodic Replenishment / Time-based Replenishment)

Як це працює?

Замовлення здійснюються через певні проміжки часу — наприклад, раз на тиждень або раз на місяць — незалежно від фактичного рівня запасів.

Такий метод має безліч переваг: зручно планувати графіки поставок, спрощує комунікацію з постачальниками, добре працює зі стабільним попитом.

Але не варто забувати про ризики надлишкових або недостатніх запасів між циклами.

2. Поповнення за рівнем запасів (Reorder Point / Continuous Replenishment)

Як це працює?

Як тільки рівень запасів доходять до визначеного мінімлаьного рівня, тоді спрацьовує нагадування про поповнення запасів.

Такий метод дозволяє реагувати на реальний попит в умовах ринку без надлишкових запасів.

3. Поповнення на основі прогнозу попиту (Forecast-based / Demand-driven Replenishment)

Як це працює?

Замовлення формуються на основі прогнозу продажів, який враховує сезонність, промо, тренди та історичні дані. У Datawiz BI вже є готові звіти для такого аналізу.

Цей метод дозволяє планувати запаси завчасно та знижує ризик перевантаження складів.