Від годин на побудову звітів, до рішень у реальному часі. Як LotOK масштабував аналітику в 100+ магазинах

LotOK — мережа маркетів формату «біля дому», що працює з 2011 року. Замість повільного і розрізненого процесу формування звітів мережа перейшла на BI-дашборди, якими сьогодні користуються чотири відділи. Звіти, на створення яких раніше йшло більше часу, ніж на їхній аналіз, тепер готові за два-три натискання клавіш.

• 100+ магазинів
• Україна
• Засновано 2011
• Формат «біля дому»

Ключові результати

• 2–3 натискання клавіш і будь-який KPI розрахований. Раніше для цього потрібно було збирати безліч розрізнених звітів
• 4 відділи працюють у єдиному інформаційному просторі: планограм, операційний, комерційний, маркетинг
• Дашборди з актуальною інформацією доступні по всій мережі. Потрібно налаштувати лише один раз
• Хвилини замість годин на розрахунок маржинальності товару, магазину чи постачальника

Про компанію

Зростаюча мережа маркетів з комплексними операційними процесами

Заснована 2011 року, LotOK позиціонує себе як «улюблений маркет біля дому». Формат орієнтований на зручність: повний асортимент продуктів харчування, власне виробництво (випічка, кулінарія, копченості, заморожені напівфабрикати), власний імпорт та активний розвиток напрямку швидкого харчування — піца, хот-доги, сендвічі, готові страви та гарячі напої.

102 магазини — це серйозна логістична та аналітична складність: кілька кластерів магазинів, широка глибина асортименту й операційні рішення, які мають прийматися швидко.

«Моя порада новим користувачам: використовуйте робочий час для аналізу звітів, а не для їх створення.»

Роман Іванович, керівник відділу аналітики, LotOK

Проблеми мережі

Побудова звітів мережі забирала більше часу, ніж їхній аналіз

Рітейл вимагає точності. До впровадження BI мережа використовувала іншу аналітичну систему, і саме формування звітів постійно ставало вузьким місцем. Команди витрачали більшу частину часу на збір даних, а не на роботу з ними.

• Повільні звітні цикли.
  Розрахунок KPI для керівників і співробітників магазинів вимагав ручного збирання безлічі окремих, не пов'язаних між собою звітів — процес трудомісткий і незручний.
• Обмежена видимість між відділами.
  Без єдиного інформаційного шару кожен відділ працював у своєму зрізі даних. Щоб узгодити цифри, потрібна була координація, а не просто спільний дашборд.
• Ручний аналіз маржинальності.
  Розрахунок прибутковості товару, магазину чи постачальника був повільним ручним процесом — зробити це «на льоту» не виходило.
• Реакція замість проактивності.
  Без актуальних даних виявлення та усунення проблем у продажах, роботі магазинів чи ефективності планограм відбувалося із запізненням.

Рішення 

Одна аналітична система для чотирьох відділів одночасно

LotOK впровадив BI-платформу, яка об'єднала звіти, кастомні дашборди та мобільний застосунок для польових команд. Ключова зміна: відділи перестали будувати звіти  і почали з ними працювати.

Основні інструменти, які використовуються в мережі:

• Плани продажів
• Аналіз кошиків
• Погодинний аналіз трафіку
• Ефективність планограм
• Рекомендований відсоток викладки
• Власні формули
• Кастомні дашборди
• Мобільний застосунок Store Manager
• Конектор для налаштування обмінів даними

Конектор дозволив команді тестувати нові конфігурації обміну даними й суттєво скоротити час на впровадження змін. Кастомні дашборди налаштовуються один раз і відображають актуальні результати постійно без ручного оновлення і повторного налаштування.

Для операційних команд у магазинах, мобільний застосунок Store Manager став незамінним інструментом під час візитів до магазинів: керівники можуть переглядати фінансові результати за потрібний період, відстежувати ключові показники та одразу ставити завдання для магазину при виявленні проблем, усе з телефону.

«Робота з Datawiz BI дає змогу зосередитися на аналізі даних, а не на формуванні звітів. Один раз побудований і налаштований дашборд забезпечує доступ до актуальних результатів по всій мережі в режимі реального часу.»
Роман Павлюк, керівник відділу аналітики, LotOK

Результати

Швидші рішення, спільні метрики та менше ручної роботи з Datawiz BI

• Розрахунок KPI для співробітників магазину, тепер 2–3 натискання клавіш замість збирання розрізнених звітів
• Маржинальність товару, магазину чи постачальника розраховується за хвилини, а не за години
• Рішення щодо планограм і викладки спираються на актуальні дані по всіх магазинах мережі
• Аналіз погодинного навантаження на касу допомагає раціонально складати графіки роботи
• Чотири відділи працюють у єдиному інформаційному просторі — «розмовляють однією мовою цифр»
• Польові команди виявляють проблеми та ставлять завдання магазинам у режимі реального часу під час візитів
• Відхилення в продажах, роботі магазинів і результатах постачальників виявляються та опрацьовуються проактивно

«Звітність у BI дозволяє вчасно виявляти проблеми та впливати на ситуацію для досягнення максимальної ефективності продажів — в розрізі магазинів, товарних груп і постачальників.»

Роман Іванович, керівник відділу аналітики, LotOK

Головний висновок

Спільна мова цифр змінила підхід до прийняття рішень

Один із найменш очевидних, але важливих результатів виявився організаційним. Коли всі відділи — планограм, операційний, комерційний і маркетинг — працюють з одними й тими самими звітами та дашбордами, комунікація між ними стає значно продуктивнішою. Роман називає це «розмовляти однією мовою цифр». Розбіжності щодо показників більше не виникають через різні вивантаження, бо всі дивляться на одні дані.

«Зв'язок між відділами став кращим. Однотипні налаштування дали змогу розмовляти однією мовою цифр.»

Роман Іванович, керівник відділу аналітики, LotOK